Informativa privacy - Taxlyzer

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Ultimo aggiornamento: 7 ottobre 2026 1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO Il Titolare del trattamento è il soggetto che gestisce il servizio Taxlyzer (di seguito, "Taxlyzer" o "Titolare"): Outatime S.r.l., con sede legale in Via Giacomo Leopardi, 7 Milano 20123, codice fiscale e partita IVA 12412250966. Per richieste sulla protezione dei dati personali e per esercitare i diritti descritti in questa informativa è possibile scrivere a privacy@taxlyzer.com. 2. A CHI SI APPLICA Questa informativa riguarda gli utenti dell'applicazione Taxlyzer, i visitatori delle pagine pubbliche, le persone che si iscrivono alla lista d'attesa dal sito taxlyzer.com e i soggetti i cui dati sono inseriti dagli utenti nell'ambito dei progetti gestiti con il servizio. 3. DATI TRATTATI Taxlyzer può trattare: - dati dell'account, quali nome, indirizzo email, password in forma non leggibile e informazioni del profilo creator; - dati di contatto e dati professionali inseriti dall'utente per i propri clienti, quali nominativo, email, telefono, codice fiscale o partita IVA e note; - dati relativi a progetti, contratti generati, compensi, spese, ricevute, allegati e documenti caricati, inclusi i riferimenti del brand indicati dall'utente per ciascun progetto (ad esempio account, hashtag e parole chiave); - posizione geografica puntuale rilevata dal dispositivo, esclusivamente quando l'utente sceglie di registrare una spesa con geolocalizzazione; - dati dei contenuti social pubblicati dall'utente sui canali collegati, inclusi identificativi del contenuto, didascalie, miniature, collegamenti, date di pubblicazione e metriche rese disponibili dalle piattaforme; - copie dei contenuti social collegati dall'utente ai propri progetti (foto, video, storie), acquisite dalle piattaforme come prova della pubblicazione, con i relativi dati di provenienza (identificativi, date, impronte digitali dei file e fonte dell'acquisizione); - copie delle storie Instagram pubblicate dall'utente, archiviate automaticamente quando l'opzione "Archivia le mie storie" è attiva; - dati dei profili social collegati e token di accesso necessari al collegamento, conservati in forma cifrata; - dati tecnici e di sicurezza, quali indirizzo IP, user agent, data e ora degli accessi, eventi di sicurezza e log di audit; - dati contenuti nelle richieste di assistenza e nei relativi allegati; - preferenze tecniche dell'app e prova di presa visione dell'informativa cookie; - dati forniti per l'iscrizione alla lista d'attesa dal sito taxlyzer.com: indirizzo email, nome (facoltativo), profilo dichiarato (creator, agenzia o talent manager, commercialista, altro), lingua, data e ora del consenso e della conferma via email, versione dell'informativa accettata, indirizzo IP e user agent al momento dell'iscrizione. L'utente è invitato a non inserire dati personali eccedenti rispetto alle finalità del servizio, in particolare categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR, salvo che ne ricorra una valida base giuridica e siano state adottate le necessarie cautele. 4. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE I dati sono trattati per: a) creare e gestire l'account, autenticare l'utente, inviare codici OTP, reimpostare la password e fornire le funzionalità richieste. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR); b) organizzare clienti, progetti, spese, allegati, contratti e pacchetti di chiusura, inclusa la posizione puntuale associata a una spesa per documentare la coerenza tra spesa, progetto e luogo di acquisizione. La posizione non è raccolta in modo continuativo e viene richiesta solo dopo un'azione dell'utente. Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall'utente e autorizzazione espressa dal dispositivo (art. 6.1.b GDPR); c) collegare, su iniziativa dell'utente, gli account Meta, TikTok e YouTube, recuperare contenuti e metriche autorizzati, stimare la rilevanza creator e suggerire all'utente i contenuti da collegare ai progetti, confrontando le didascalie con i riferimenti del brand da lui indicati. I suggerimenti non producono alcun effetto finché l'utente non li conferma. Base giuridica: esecuzione del servizio e consenso o autorizzazione conferita dall'utente sulla piattaforma collegata (art. 6.1.a e b GDPR); d) acquisire e conservare, come prova della pubblicazione, le copie dei contenuti che l'utente collega ai propri progetti: per Instagram e Facebook tramite le interfacce ufficiali di Meta; per TikTok, quando l'utente lo autorizza, tramite la funzione ufficiale di portabilità dei dati di TikTok, dal cui archivio Taxlyzer conserva solo i video collegati ai progetti e cancella subito tutto il resto. Quando l'opzione è attiva, Taxlyzer archivia automaticamente le storie Instagram pubblicate dall'utente, che sulla piattaforma restano visibili solo 24 ore, per consentirne il collegamento a un progetto nei giorni successivi. Quando una piattaforma non rende disponibile la copia, ad esempio per i contenuti con musica protetta da diritto d'autore, l'utente può caricarla direttamente. Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall'utente (art. 6.1.b GDPR); e) prevenire abusi, proteggere account, file e infrastruttura, conservare log di accesso e gestire incidenti. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f GDPR); f) rispondere a richieste di assistenza e gestire comunicazioni operative. Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse organizzativo (art. 6.1.b e f GDPR); g) adempiere obblighi di legge e tutelare diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale. Base giuridica: obbligo legale e legittimo interesse (art. 6.1.c e f GDPR); h) gestire la lista d'attesa: inviare un'email con un link di doppia conferma dell'indirizzo prima dell'inserimento effettivo, quindi comunicazioni sull'apertura di nuovi posti, sulla pubblicazione dell'app negli store e sui piani disponibili al lancio, e conservare la prova del consenso raccolto. Ogni email contiene un link per chiedere la cancellazione. Base giuridica: consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Non sono effettuate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'utente. 5. SOCIAL E RUOLI PRIVACY Il collegamento di un canale social è facoltativo e avviene tramite le procedure di autorizzazione delle rispettive piattaforme. Taxlyzer tratta solo i dati resi disponibili dalle autorizzazioni accordate dall'utente e li usa per le funzionalità richieste. L'utente può scollegare un canale, disattivare l'archiviazione automatica delle storie o rimuovere una produzione dall'app. Le copie dei contenuti archiviate possono contenere immagini o voci di altre persone presenti nei contenuti pubblicati dall'utente: sono conservate in forma cifrata, solo come prova della pubblicazione, e non vengono condivise né usate per altri scopi. Quando l'utente inserisce in Taxlyzer dati di propri clienti, collaboratori o controparti, l'utente resta responsabile di avere un'idonea base giuridica per l'inserimento. In relazione a tali dati, il rapporto tra il cliente Taxlyzer e il Titolare deve essere qualificato e regolato, ove necessario, anche ai sensi dell'art. 28 GDPR. 6. DESTINATARI E TRASFERIMENTI I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori che supportano il servizio, in qualità di responsabili del trattamento o autonomi titolari secondo i rispettivi ruoli. In particolare: gestore dell'infrastruttura e dell'hosting, fornitore di archiviazione per le copie di backup (Cloudflare, con dati conservati nell'Unione europea e cifrati prima dell'invio), gestore SMTP per l'invio delle email, fornitori delle piattaforme social collegati dall'utente (Meta, TikTok, Google/YouTube) e, quando saranno attivati dall'utente, eventuali fornitori di pagamento. Le piattaforme social, Google e Cloudflare possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo secondo le proprie condizioni. In tali casi il trasferimento avviene sulla base degli strumenti previsti dal GDPR, inclusi decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie applicabili adottate dal rispettivo fornitore. 7. SICUREZZA Taxlyzer adotta misure tecniche e organizzative proporzionate, incluse cifratura applicativa per dati e file sensibili, controllo degli accessi, token a durata limitata, registri di audit, protezione delle comunicazioni tramite HTTPS e backup cifrati verificati, con una copia presso un fornitore esterno. Nessuna misura di sicurezza può garantire rischio zero; il Titolare gestisce comunque gli incidenti secondo le procedure applicabili. 8. CONSERVAZIONE I dati dell'account e del workspace sono conservati per la durata del rapporto con l'utente e, successivamente, per il tempo necessario a gestire richieste, contestazioni o obblighi di legge. I file, le spese, gli allegati e le copie dei contenuti collegati ai progetti restano disponibili fino alla loro rimozione da parte dell'utente o alla chiusura dell'account, salvo necessarie conservazioni per obblighi di legge o tutela del Titolare. I dati di sicurezza e i log di audit sono conservati per il tempo necessario alla sicurezza e alla tracciabilità del servizio, di regola non oltre 12 mesi salvo incidenti, obblighi di legge o esigenze di difesa. Le storie Instagram archiviate automaticamente e non collegate a un progetto sono cancellate dopo 7 giorni, e subito se l'utente disattiva l'archiviazione automatica, scollega il canale o chiude l'account. Le storie archiviate non sono incluse nelle copie di backup. Gli archivi di esportazione ricevuti da TikTok sono cancellati appena estratti i video collegati ai progetti e comunque entro 4 giorni dalla loro disponibilità. I backup cifrati sono conservati sul server per 14 giorni e presso il fornitore esterno al massimo 35 giorni (copie giornaliere per 14 giorni e copie settimanali per 4 settimane). I dati cancellati dall'utente scompaiono dai backup alla scadenza di tali periodi. Per la lista d'attesa, le richieste non confermate via email sono cancellate dopo 7 giorni. Le iscrizioni confermate sono conservate fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall'ultimo consenso. La prova del consenso può essere conservata per il tempo necessario a dimostrarne la raccolta. 9. NATURA DEL CONFERIMENTO Il conferimento dei dati necessari per account e funzionalità richieste è necessario per utilizzare Taxlyzer. Il mancato conferimento impedisce, in tutto o in parte, l'erogazione del servizio. Il collegamento dei canali social, l'autorizzazione alla portabilità dei dati di TikTok e l'archiviazione automatica delle storie sono facoltativi: la loro mancata attivazione non impedisce l'uso delle altre funzionalità, ma può richiedere all'utente di caricare manualmente le prove. Per iscriversi alla lista d'attesa sono necessari l'indirizzo email e il consenso; nome e profilo sono facoltativi. 10. DIRITTI DELL'INTERESSATO Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca. Le richieste possono essere inviate a privacy@taxlyzer.com. L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per revocare il consenso e cancellarsi dalla lista d'attesa si può usare il link di cancellazione presente nelle email oppure scrivere all'indirizzo indicato nella sezione 1. 11. AGGIORNAMENTI Questa informativa può essere aggiornata per modifiche normative, tecniche o organizzative. La data di aggiornamento è riportata in alto; le versioni rilevanti saranno rese disponibili nell'applicazione.